Transition vers une gestion intégrée des documents électroniques dans les bibliothèques académiques suisses romandes

Abstract

Pour les professionnels de l’information, le basculement vers un univers où le numérique devient prédominant engendre de nouveaux besoins et provoque la remise en question des pratiques de gestion des contenus, des méthodes de structuration et de médiation documentaire1. L’organisation du travail est également influencée par ce contexte2. Cela est particulièrement vrai en ce qui concerne la gestion du changement. En effet, le numérique comprend l’utilisation de systèmes de gestion et de processus spécifiques, au cœur du travail quotidien des bibliothécaires. Lorsqu’un des systèmes est remplacé par un autre, plus adapté au paradigme numérique, les professionnels formulent des craintes, des besoins et des attentes3.

En Suisse romande, un changement d’envergure est en marche. En effet, les bibliothèques académiques et scolaires du canton de Vaud ont démarré un processus urgent de mutation. Poussées par une décision politique prise en 2014 qui induit une sortie du réseau romand (RERO), elles se constitueront en réseau cantonal indépendant dès le 1er janvier 20174. Ce projet, intitulé « RenouVaud »5, a suscité des réactions diverses de la part des professionnels car il rompt avec le fonctionnement collégial d’un réseau qui est en place depuis trente ans. Ironie de l’histoire, le réseau romand est né en 1985 à partir du réseau des bibliothèques utilisant le logiciel SIBIL, système intégré créé en 1971 à la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne (BCUL)6 et adopté par toutes les bibliothèques universitaires romandes et certaines bibliothèques des autres régions linguistiques de la Suisse ainsi qu’en France et en Allemagne7.

Cette évolution est l’occasion idéale pour repenser les méthodes et les outils de travail à tous les niveaux, à commencer par un nouveau système de gestion qui devrait intégrer l’immense réservoir des ressources électroniques auquel les bibliothèques donnent accès. C’est dans ce contexte de rupture que nous avons souhaité recueillir et analyser les attentes générées en termes de gestion intégrée des documents électroniques, auprès des professionnels des bibliothèques académiques romandes.

Encore aujourd’hui, la gestion des périodiques, des livres électroniques et des bases de données spécialisées, ainsi que son intégration dans les catalogues ne sont pas satisfaisantes8. En effet, les systèmes utilisés dans les bibliothèques romandes ne répondent pas aux attentes en ce qui concerne la gestion de ce type de ressources, par nature plus volatiles et nécessitant des processus différents, basés sur de nouveaux standards comme ResourceSync9, KBART (Knowledge Bases and Related Tools)10 proposés par l’« Open Discovery Initiative (ODI) group »11. En outre, des outils de découverte ont été mis en place pour pallier les limitations des systèmes intégrés de gestion de bibliothèques (SIGB), trop centrés sur les ressources physiques. Cependant, ils offrent une couverture lacunaire des documents électroniques signalés et souffrent d’une trop grande hétérogénéité dans la granularité et dans la qualité des métadonnées à disposition selon le type de ressources. Par ailleurs, contrairement aux métadonnées des documents gérés en interne, celles en provenance des sources externes ne peuvent pas être modifiées, structurées ou enrichies selon les besoins propres à chaque bibliothèque. Actuellement, une partie des bibliothèques étudiées a mis en place d’autres moyens pour gérer, structurer et signaler les documents électroniques à disposition de la communauté académique locale. Elles ont parfois créé une constellation de bases de données plus ou moins indépendantes, orbitant autour d’un catalogue central trop rigide pour les intégrer. La maintenance de tous ces systèmes parallèles et la mise à jour des informations deviennent ainsi complexes et répétitives.

Nous sommes d’avis qu’il est nécessaire d’adopter rapidement de nouvelles méthodes de travail et choisir un système qui permette une gestion intégrée optimale de toutes les ressources dans un même outil. Cela afin d’améliorer l’efficacité dans les fonctions principales du back-office des bibliothèques (la sélection, l’acquisition, la description le stockage et l’archivage de l’information) pour dédier plus de moyens financiers et humains à la médiation documentaire autour du numérique et le développement des services innovants au front-office (curation, diffusion, animation, formation, etc.)12.